Selon qu’il s’agisse d’une formation interne ou externe, les frais de formation varient et les prises en charge diffèrent.

Formation externe

Une formation est dite externe quand elle est réalisée par un prestataire de formation extérieur à l’entreprise. Une convention est rédigée avant le démarrage de la formation indiquant les coûts liés à l’organisation et l’animation de la formation. Les frais de formation financés sont :

Les coûts pédagogiques :

• L’analyse des besoins de l’entreprise.
• L’organisation matérielle de la formation :
• L’achat de matériaux et/ou de petits matériels
• La location de salle.
• La location de matériels spécifiques.
• L’animation de la formation (temps de formation)
• La fourniture des supports pédagogiques.
• L’évaluation des stagiaires
• La fourniture des documents administratifs (attestations de formation des stagiaires …)

Les frais annexes :

• Les frais de déplacements
• Les frais d’hébergement
• Les frais de repas
• Le coût des frais d’expédition des matériels utilisés comme supports pédagogiques pour les formations
• Le remboursement de la rémunération du salarié en formation

L’entreprise doit produire pour chaque frais de financement, les justificatifs d’engagement ou de règlement.

Attention, pour les entreprises bénéficiant des Fonds Mutualisés, certains frais sont plafonnés et les frais d’hébergement et de repas ne sont pas pris en charge.

Formation interne

Une formation est dite interne quand l’entreprise conçoit et réalise elle-même la formation. L’animation est assurée par des formateurs désignés parmi le personnel de l’entreprise ou par le chef d’entreprise. Le formateur doit avoir l’expérience, les compétences professionnelles et pédagogiques nécessaires pour concevoir et dispenser la formation.
Elle peut se dérouler dans les locaux ou en dehors de l’entreprise (location d’une salle).

Attention, les entreprises bénéficiant des Fonds Mutualisés ne peuvent pas prétendre à la formation interne.

Important, la réalisation d’une formation interne implique que :

• Le salarié soit en situation de formation et non de production.
• Le salarié formateur consacre du temps à la formation (préparation et animation).

Les frais de formation financés sont :

Les frais pédagogiques

L’entreprise doit faire un choix entre un financement au coût réel ou au coût forfaitaire.

Le coût réel nécessite la production des justificatifs de règlement pour chaque frais demandé :

• Justificatif salaire horaire brut du formateur,
• Justificatifs de frais réglés pour l’organisation matérielle (achat de petits matériels, location de salle, location de matériel spécifique).

Les frais annexes

• Les frais de déplacement (sur justificatifs de règlement).
• Les frais d’hébergement (sur justificatifs de règlement).
• Les frais de repas (sur justificatifs de règlement).
• Le coût des frais d’expédition des matériels utilisés comme supports pédagogiques pour les formations (sur justificatifs de règlement).
• Le remboursement de la rémunération des salariés la formation.

Les pièces à joindre sont :

• Le formulaire unique rempli et signé par le chef d’entreprise ou son délégataire,
• Le contenu de la formation,
• Les feuilles de présence,
• Les factures acquittées des frais annexes,
• Les justificatifs de règlements des frais annexes.

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