Extrait de la page 12 à 15 des Règles de Gestion du Fonds Paritaire de Gestion.

Dispositif usuel : Utiliser l’enveloppe des Fonds Mutualisés (FMUT)

a) Définition

Les Fonds Mutualisés sont constitués des cotisations de l’année N-1 non utilisées par les entreprises. Ces Fonds Mutualisés permettent d’octroyer une enveloppe de financement pour les entreprises de 1 à 19 salariés. Cette enveloppe est plafonnée pour chaque entreprise.

Pourquoi une enveloppe : Les entreprises de 1 à 19 salariés ont des cotisations mensuelles insuffisantes pour financer des formations pour leurs salariés (voir données ci-dessous de la CPS en 2014).

Montants des enveloppes revus le 03/02/2015

L’enveloppe est valable pour l’année civile. Le chef d’entreprise qui a un projet de formation pour ses salariés doit faire une demande auprès du Fonds Paritaire de Gestion pour bénéficier de l’enveloppe.

Une fois la première demande faite, il ne peut plus utiliser ses cotisations mensuelles (DTI) pour l’année en cours.

L’allocation de l’enveloppe est faite après étude du dossier par le FPG dans la limite des Fonds Mutualisés disponibles et sous conditions figurants ci-après.

b) Modalités de prise en charge

Qui : Le chef d’entreprise fait une demande préalable auprès du Fonds Paritaire de Gestion pour bénéficier des Fonds Mutualisés (FMUT).

Quoi : Le chef d’entreprise demande le financement de formations externes uniquement et de tous les frais liés à la formation (voir Fiche pratique n°03 – B. La formation / C. Frais de formation financés).

Où : La formation peut être réalisée en Polynésie française. Dans le cas où la formation est réalisée en métropole ou à l’international, la demande fait l’objet d’une gestion particulière (voir Fiche pratique n°04 – E. Gestion des formations hors Polynésie française).

Quand : Le chef d’entreprise dépose un dossier de demande préalable au minimum 15 jours avant le démarrage de la formation.  Date limite de dépôt : le 15/12/N.

Comment : La formation doit être réalisée entre le 1^er janvier et le 31 décembre de l’année N. Pour demander un financement, le chef d’entreprise doit transmettre à l’adresse contact@fondsparitaire.pf les pièces suivantes :

• Formulaire unique du FPG complété et signé par le chef d’entreprise,
• Devis / bon de commande ou convention, non signé par le chef d’entreprise,
• Contenu de la formation (programme pédagogique),
• RIB de l’entreprise (à déposer une seule fois par an),
• Ordre de recette (le dernier en date, à déposer à la première demande),
• Planning prévisionnel de formation validé avec l’organisme de formation.

Pourquoi : Ces documents justifient le projet de formation et permettent d’octroyer l’enveloppe.

Octroi de l’enveloppe et conditions d’utilisation :

• Renonciation au Droit de Tirage Individualisé : Le chef d’entreprise renonce à l’utilisation de son droit de tirage dès qu’il remplit la section dédiée à la demande de Fonds Mutualisés sur le formulaire de prise en charge, lors de sa première demande de l’année. Cette enveloppe est allouée par le Fonds pour l’année civile en cours, pour toutes dépenses confondues TTC et dans la limite de l’enveloppe des Fonds Mutualisés disponibles.
• Dépôt du dossier: La demande de financement sur Fonds Mutualisés doit être déposée au minimum 15 jours avant la formation (date de réception au Fonds Paritaire de Gestion faisant foi).
• Dates prévisionnelles: La période prévisionnelle de formation doit être précise car les séances de formation sont susceptibles d’être contrôlées. Informez le Fonds Paritaire de Gestion de tout changement.
• Validité de l’accord de financement: La formation doit être réalisée dans les trois mois suivant la demande. Passé ce délai votre demande sera annulée.
• Evaluations à chaud et à froid: Le chef d’entreprise s’engage à compléter les évaluations à chaud (à la fin de formation) et à froid (trois mois après la fin de la formation). En l’absence de ces évaluations, l’entreprise ne bénéficiera plus d’enveloppe pour les deux années à venir (en cas de récidive pour les cinq ans).
• Procurations : Le chef d’entreprise peut désigner un délégataire au sein de l’entreprise pour la validation et l’envoi des demandes de prises en charge au Fonds Paritaire de Gestion. Il ne peut toutefois déléguer la validation ou la transmission d’une demande à une personne externe à l’entreprise ou à une autre structure.
• Absence de vos salariés à la formation: Le Fonds Paritaire de Gestion reconnait uniquement les motifs d’absence suivants : convocation au tribunal, décès, maladie ou cas de force majeure. En l’absence de justificatifs, l’entreprise sera avertie et le Fonds Paritaire de Gestion prendra en charge la prestation au premier manquement de l’entreprise. Pour tout manquement successif, les factures ne pourront faire l’objet d’un paiement. Le différend commercial qui pourrait résulter de ce refus de paiement par le Fonds Paritaire de Gestion devra être réglé entre l’entreprise et l’organisme de formation.
• Non-respect des conditions de financement: En cas de non-respect des conditions, le Fonds Paritaire de Gestion prend en charge la formation lors du premier manquement et avertit l’entreprise et l’organisme de formation. Au deuxième manquement, la prise en charge sera refusée et l’entreprise exclue des dispositifs de financement jusqu’à la fin de l’année. Le différend commercial qui pourrait résulter de ce refus de paiement par le Fonds Paritaire de Gestion devra être réglé entre l’entreprise et l’organisme de formation.

L’organisme de formation accepte les conditions suivantes pour les financements sur FMUT :

• Signature des règles de gestion et des critères de qualité : Tout organisme de formation souhaitant bénéficier de financements sur les Fonds Mutualisés (FMUT) s’engage à respecter les règles de gestion et les critères de qualité du Fonds Partiaire de Gestion.
• Annulation: Le prestataire de formation devra mentionner dans sa proposition commerciale (devis, contrat, convention) les informations concernant les conditions d’annulation de sa formation. Toute formation annulée au moins 7 jours avant la date prévue de formation ne sera pas prise en charge.
• Autorisation de contrôle : L’organisme de formation devra informer l’entreprise et le Fonds Paritaire de Gestion en cas de modification des dates prévisionnelles de formation. Il autorise ce dernier à constater sur place le bon déroulement de la formation.
• Dates prévisionnelles: La période prévisionnelle de formation doit être précise car les sessions de formation sont susceptibles d’être contrôlées. Informez le Fonds Paritaire de Gestion de tout changement.
• Validité de l’accord de financement: La formation doit être réalisée dans les trois mois de la demande, passé ce délai votre demande sera annulée. L’organisme de formation adresse la facture et les pièces justificatives de réalisation au Fonds Paritaire de Gestion dans un délai de 3 mois maximum après la fin de la formation. L’organisme de formation peut envoyer ses pièces pour une formation réalisée sur l’année en cours jusqu’au 31 janvier de l’année suivante (N+1). Tout dossier non-conforme au-delà de ce délai fera l’objet d’un refus de prise en charge.
• Non-respect des conditions de financement: En cas de non-respect des conditions, le Fonds Paritaire de Gestion prend en charge la formation lors du premier manquement et avertit l’entreprise et l’organisme de formation. Au deuxième manquement constaté, la prise en charge sera refusée.

Financement : A réception des documents, le Fonds Paritaire de Gestion vérifie l’éligibilité et la conformité du dossier.

• • Sous réserve de conformité, le Fonds Paritaire de Gestion transmet un accord de prise en charge à l’entreprise et à l’organisme de formation (OF). Aucune formation ne peut démarrer avant la transmission de cet APC, sous peine de refus de prise en charge.
  • L’organisme de formation adresse alors sa convocation à l’entreprise et au Fonds Paritaire de Gestion.

À l’issue de la formation, l’organisme de formation transmet au FPG :

• Feuilles de présence signées par les stagiaires,
• Facture + Justificatifs autres frais (location de salle…),
• RIB de l’OF (à déposer une seule fois par an).

L’organisme de formation envoie ses pièces dans un délai de 3 mois maximum après la fin de la formation et jusqu’au 31 janvier de l’année suivante (N+1). Tout dossier non-conforme ou reçu au-delà de ce délai fera l’objet d’un refus de prise en charge.

Le Fonds Paritaire de Gestion règle la prestation de formation directement à l’organisme de formation sous 30 jours fin de mois, dès lors que l’ensemble des pièces nécessaires au règlement sont conformes. Tout dossier complété au-delà du délai de 3 mois après la fin de la formation sera réglé sous 60 jours fin de mois.

À l’issue de la formation, l’entreprise transmet au FPG :
• Evaluation à chaud (à la fin de formation)
• Evaluation à froid (trois mois après la formation)

Combien : La prise en charge se fait à hauteur de l’enveloppe (montant TTC). Chaque type de dépense est plafonnée.

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