a) Définition

Les entreprises peuvent demander la prise en charge de leurs actions de formation éligibles aux différents dispositifs de financement complémentaires. Ce droit exceptionnel intervient en complément de leur dispositif usuel (DTI ou FMUT).

Les Reliquats de Fonds Mutualisés (RFMUT) sont constitués des fonds non utilisés au cours de 2 années consécutives. Ces reliquats permettent de financer des projets de formation spécifiques définis comme prioritaires par le Conseil d’administration du Fonds Paritaire de Gestion. Ces projets de formation sont notamment issus de demandes émises auprès des représentations syndicales (salariés et patronales), des demandes d’entreprises pour un secteur, de proposition par des prescripteurs (Direction du Travail…), de propositions d’organismes de formation ou de travaux des administrateurs sur les orientations stratégiques du FPG.

Le Conseil d’administration définit et valide les modalités et budgets des dispositifs de financement complémentaires. Il donne délégation au bureau pour arbitrer sur la prise en charge des différents projets qui lui sont présentés en cours d’année.

Découvrez la liste des dispositifs complémentaires à jour sur notre site internet à l’adresse suivante : https://www.fondsparitaire.pf/dispositifs-de-financement/gestion-particuliere-2/

b) Modalités de prise en charge

Qui : Le chef d’entreprise fait une demande préalable auprès du Fonds Paritaire de Gestion pour bénéficier des Reliquats de Fonds Mutualisés (dispositifs complémentaires).

Quoi : Le chef d’entreprise demande le financement de formations externes uniquement et des frais éligibles selon les différents types de dispositifs (voir Fiche pratique n°03 – B. La formation / C. Frais de formation financés // voir liste et modalités particulières des dispositifs complémentaires sur notre site internet : https://www.fondsparitaire.pf/dispositifs-de-financement/gestion-particuliere/)

À noter : Toute action de formation déjà démarrée ou à laquelle un salarié est inscrit sans avoir préalablement consulté le Fonds Paritaire de Gestion ne sera pas éligible à une prise en charge par ce dispositif.

Où : La formation peut être réalisée en Polynésie française. Dans le cas où la formation est réalisée en métropole ou à l’international, la demande fait l’objet d’une gestion particulière (voir Fiche pratique n°04 – E. Gestion des formations hors Polynésie française).(

Quand : Le chef d’entreprise dépose un dossier de demande préalable au minimum 15 jours avant le démarrage de la formation.  Date limite de dépôt : le 15/12/N.

Comment : l’entreprise réalise la formation dans l’année civile du 1^er janvier au 31 décembre de l’année N (du 01/01/N au 31/12/N).

Pour demander un financement, le chef d’entreprise doit transmettre à l’adresse contact@fondsparitaire.pf les pièces suivantes :

• Formulaire unique du FPG complété et signé par le chef d’entreprise,
• Devis / bon de commande ou convention, non signé par le chef d’entreprise,
• Contenu de la formation (programme pédagogique),
• RIB de l’entreprise (à déposer une seule fois par an),
• Ordre de recette (le dernier en date, à déposer à la première demande),
• Courrier motivant la demande de financement complémentaires dans lequel l’entreprise s’engage à utiliser la totalité de son droit usuel à la formation sur l’année en cours.
• Planning prévisionnel de formation validé avec l’organisme de formation.

La transmission de l’ensemble de ces documents est nécessaire pour permettre l’instruction et le traitement de votre demande.

Pourquoi : Ces documents vont justifier l’éligibilité de votre projet de formation.

Octroi de l’enveloppe et conditions d’utilisation :

L’entreprise qui sollicite un financement sur RFMUT accepte les conditions suivantes :

• Octroi des Reliquats de Fonds Mutualisés: Le chef d’entreprise s’engage à utiliser la totalité de son droit usuel à la formation (DTI ou FMUT) sur l’année de demande du financement sur RFMUT. Le non-respect de cette clause peut entrainer votre exclusion des dispositifs de RFMUT.
• Dépôt du dossier: La demande de financement sur Reliquats de Fonds Mutualisés doit être déposée au minimum 15 jours avant la formation (date de réception au Fonds Paritaire de Gestion faisant foi).
• Dates prévisionnelles: La période prévisionnelle de formation doit être précise car les séances de formation sont susceptibles d’être contrôlées. Aussi, veillez à informer le Fonds Paritaire de tout changement.
• Validité de l’accord de financement: La formation doit être réalisée dans les trois mois de la demande, passé ce délai votre demande sera annulée. Veillez à informer le Fonds Paritaire de Gestion de tout changement.
• Evaluations à chaud et à froid: le chef d’entreprise s’engage à réception de l’accord de financement sur Reliquats de Fonds Mutualisés à compléter les évaluations à chaud (à la fin de formation), à froid (trois mois après la fin de la formation). En l’absence de ces évaluations, l’entreprise ne bénéficiera plus d’enveloppe pour les deux années à venir (en cas de récidive pour les cinq ans).
• Procurations : Le chef d’entreprise peut désigner un délégataire au sein de l’entreprise pour la validation et l’envoi des demandes de prises en charge au Fonds Paritaire de Gestion. Il ne peut toutefois déléguer la validation ou la transmission d’une demande à une personne externe à l’entreprise ou à une autre structure.
• Absence de vos salariés à la formation : Le Fonds Paritaire de Gestion reconnait uniquement les motifs d’absence suivants : convocation au tribunal, décès, maladie ou cas de force majeure. En l’absence de justificatifs, l’entreprise sera avertie et le Fonds Paritaire de Gestion prendra en charge la prestation au premier manquement de l’entreprise. Pour tout manquement successif, les factures ne pourront faire l’objet d’un paiement. Le différend commercial qui pourrait résulter de ce refus de paiement par le Fonds Paritaire de Gestion devra être réglé entre l’entreprise et l’organisme de formation.
• Non-respect des conditions de financement: Dans le cas où l’entreprise et/ou l’organisme de formation ne respecteraient pas les conditions de financement, le Fonds Paritaire de Gestion prend en charge la formation lors du premier manquement et avertit l’entreprise et l’organisme de formation qu’au prochain manquement, le Fonds Paritaire de Gestion ne prendra plus en charge les formations. Au deuxième manquement constaté, le Fonds Paritaire de Gestion refuse la prise en charge de la formation et l’entreprise est exclue des dispositifs de financement du Fonds Paritaire de Gestion jusqu’à la fin de l’année.

L’organisme de formation accepte les conditions suivantes pour les financements sur RFMUT :

• Signature des règles de gestion et des critères de qualité du Fonds Paritaire de Gestion: Tout organisme de formation souhaitant bénéficier de financements sur les Reliquats de Fonds Mutualisés (RFMUT) s’engage à respecter les règles de gestion et les critères de qualité du Fonds Partiaire de Gestion.
• Annulation: Le prestataire de formation devra mentionner dans sa proposition commerciale (devis, contrat, convention) les informations concernant les conditions d’annulation de sa formation. A minima, toute formation annulée par l’entreprise ou le Fonds Paritaire de Gestion au moins 7 jours avant la date prévue de formation ne sera pas prise en charge.
• Autorisation de contrôle : L’organisme de formation devra informer l’entreprise et le FPG en cas de modification des dates prévisionnelles de formation. Il autorise le FPG à constater sur place le bon déroulement de la formation. En cas de refus d’autorisation, la prise en charge sera refusée.
• Dates prévisionnelles: La période prévisionnelle de formation doit être précise car les séances de formation sont susceptibles d’être contrôlées. Aussi, veillez à informer le Fonds Paritaire de tout changement.
• Validité de l’accord de financement: La formation doit être réalisée dans les trois mois de la demande, passé ce délai votre demande sera annulée. Veillez à informer le Fonds Paritaire de Gestion de tout changement. L’organisme de formation adresse la facture et les pièces justificatives de réalisation au Fonds Paritaire de Gestion dans un délai de 3 mois maximum après la fin de la formation. L’organisme de formation peut envoyer ses pièces pour une formation réalisée sur l’année en cours jusqu’au 31 janvier de l’année suivante (N+1). Tout dossier non-conforme au-delà de ce délai fera l’objet d’un refus de prise en charge.
• Modalité particulière pour les formations de plus de 6 mois permettant l’obtention d’une qualification professionnelle (diplôme, certification, habilitation): Le règlement de la prestation peut être réalisé en 2 fois : 70% au démarrage de la formation et 30% au terme de la formation sur présentation des justificatifs de réalisation. Toutefois, en cas d’absence ne rentrant pas dans les conditions prévues par le Fonds Paritaire de Gestion, il appartiendra à l’entreprise de rembourser les frais pédagogiques réglés par le Fonds Paritaire de Gestion au titre de son salarié. Le Fonds Paritaire de Gestion sera autorisé à prendre toute mesure nécessaire au recouvrement de cette créance. En outre, toute facture en attente de règlement par le Fonds Paritaire de Gestion concernant l’accord de financement octroyé à l’entreprise devra être réglée directement par l’entreprise à l’organisme de formation.
• Non-respect des conditions de financement: Dans le cas où l’entreprise et/ou l’organisme de formation ne respecteraient pas les conditions de financement, le Fonds Paritaire de Gestion prend en charge la formation lors du premier manquement et avertit l’entreprise et l’organisme de formation qu’au prochain manquement, le Fonds Paritaire de Gestion ne prendra plus en charge les formations. Au deuxième manquement constaté, le Fonds Paritaire de Gestion refuse la prise en charge de la formation.

Financement :

• A réception des documents, le Fonds Paritaire de Gestion vérifie l’éligibilité et la conformité du dossier. La gouvernance arbitre en séance sur la prise en charge du projet présenté. Elle définit les paramètres de prise en charge : plafond de budget, année de financement, période de formation, nombre de sessions financées, etc.
• Sous réserve de conformité de la demande et d’arbitrage favorable, le Fonds Paritaire de Gestion transmet un accord de prise en charge (APC) à l’entreprise et à l’organisme de formation (OF). Aucune formation ne peut démarrer avant la transmission de cet APC, sous peine de refus de prise en charge.
• L’organisme de formation adresse alors sa convocation à l’entreprise et au Fonds Paritaire de Gestion.
• A l’issue de la formation, l’organisme de formation transmet au FPG :
• Feuilles de présence signées par les stagiaires,
• Facture + Justificatifs autres frais (location de salle…),
• RIB de l’OF (à déposer une seule fois par an).

L’organisme de formation envoie ses pièces dans un délai de 3 mois maximum après la fin de la formation et jusqu’au 31 janvier de l’année suivante (N+1). Tout dossier non-conforme au-delà de ce délai fera l’objet d’un refus de prise en charge.

Le Fonds Paritaire de Gestion règle la prestation de formation directement à l’organisme de formation sous 30 jours fin de mois, dès lors que l’ensemble des pièces nécessaires au règlement sont conformes. Tout dossier complété au-delà du délai de 3 mois après la fin de la formation sera réglé sous 60 jours fin de mois.

• A l’issue de la formation, l’entreprise transmet au FPG :
• Evaluation à chaud (à la fin de formation),
• Evaluation à froid (trois mois après la formation).
• Dans le cadre de ce dispositif, le Fonds Paritaire de Gestion est amené à facturer une prestation d’ingénierie. Les coûts d’ingénierie sont définis suivant la prestation intellectuelle et les frais de structure engendrés par la prise en charge de la formation. Ces frais n’impactent pas les droits usuels à la formation de l’entreprise.

Combien : La prise en charge se fait dans la limite des Reliquats de Fonds Mutualisés disponibles.