FAQ

En Polynésie française, les employeurs ont l’obligation de participer financièrement au développement de la formation professionnelle continue des salariés (délibération n°91-26 AT du 18 janvier 1991). Cette obligation prend la forme d’une cotisation sociale mensuelle s’élevant à 0,5 % de la masse salariale brute pour toutes les entreprises du privé. On l’appelle la cotisation pour la formation professionnelle continue (FPC).

Aussi, les partenaires sociaux (organisations patronales et syndicats des salariés) réunis autour d’une table, ont exprimé leur volonté d’organiser et de gérer la formation professionnelle continue des salariés au travers d’un accord historique signé en Juin 2008.

Cet accord définit le cadre de développement de la formation professionnelle continue des salariés des entreprises de droit privé en Polynésie Française.

Cet accord a été légiféré par la Loi de Pays n°2009-5 du 18/03/2009 qui instaure une cotisation pour la formation professionnelle continue des salariés et crée un Fonds Paritaire de gestion.

Ainsi, toute entreprise de droit privé qui cotise à la CPS au régime des salariés, cotise également pour la formation professionnelle de ses salariés. Et dès réception de cette cotisation, l’entreprise se voit ouvrir un Droit de Tirage Individualisé auprès du Fonds Paritaire de gestion.

Au total, 7 000 entreprises. 48 000 salariés.

Toute action de formation qui répond aux critères d’éligibilité peut être financée, voir règles de gestion.

Seules les formations externes sont éligibles dans le cadre d’une prise en charge par l’Enveloppe allouée pour les entreprises de 1-19 salariés.

Les actions de formation non-éligibles sont :

Pour la formation interne :

1- L’accompagnement par un ou plusieurs salariés de l’entreprise lors de la prise de poste par un nouvel embauché.

Pour les formations externes :

2- Le coaching ou l’accompagnement individuel

3- L’apprentissage

4- Les conférences, congrès, colloques, séminaires, voyages d’études, présentation des nouveaux produits

5- Les documents autres que les supports pédagogiques.

Toute entreprise qui paie sa cotisation sociale à la CPS pour ses salariés, cotise aussi pour leur formation professionnelle.

Sur l’ordre de recette, le montant inscrit dans la dernière colonne FPC 0.5% correspond au montant cotisé par l’employeur pour la formation professionnelle de ses salariés, pour le mois en cours.

Lorsque l’entreprise paie son Ordre de Recettes, il paie à la fois les cotisations sociales et la cotisation pour la formation professionnelle auprès de la CPS.

La CPS est chargée par le Fonds de collecter cette cotisation puis elle la reverse auprès du Fonds Paritaire de gestion.

Lorsque le Fonds reçoit cette cotisation, il ouvre le Compte Client de l’entreprise.

Seule l’entreprise est habilitée à engager financièrement son compte auprès du Fonds.

En formant vos salariés vous êtes mieux armés pour faire face aux évolutions technologiques, organisationnelles ou socio-économiques de votre entreprise.

• Vous participez à l’amélioration de la compétitivité de l’entreprise,
• Vous favorisez le développement de leurs compétences,
• Vous maintenez leur employabilité,
• Vous facilitez leur accès aux différents niveaux de qualification professionnelle.
• Certaines formations réglementaires (sécurité, prévention des risques) sont obligatoires et permettent aux entreprises de se mettre aux normes.

A réception de votre cotisation au Fonds, toute entreprise se voit ouvrir un Droit de Tirage Individualisé (DTI).

Utilisation de votre DTI : du 1er Janvier au 31 Décembre de l’année N.

Si vous souhaitez confier l’organisation de la formation de vos salariés au Fonds paritaire de gestion, le délai est variable selon le type de formation concernée.

Vos droits à la formation sont ouverts à partir de 1^er Janvier au 31 Décembre de chaque année pour réaliser et engager les dépenses (commande faite auprès d’un prestataire de formation).

Pour demander le remboursement de vos actions de formation, il est important de déposer votre dossier complet auprès du Fonds paritaire de gestion au plus tard le 28/02/N+1

Le Fonds vous conseille et vous accompagne dans la définition de vos besoins en formation et dans son organisation. N’hésitez pas à nous contacter au 42 71 00 ou par mail contact@fondsparitaire.pf.

Pour les entreprises de 1-19 salariés, sur certaines conditions, le Fonds peut vous aider à financer vos actions de formation.

Dès le dépôt de votre formulaire de prise en charge de l’action de formation, un délai d’environ 15 jours est nécessaire pour l’étude et l’acceptation du dossier.

Le chef d’entreprise vérifie sa cotisation mensuelle à la formation professionnelle 0.5% sur son ordre de recette (dernière colonne FPC). Il fait une estimation sur 12 mois et il compare le montant obtenu par rapport au montant de l’enveloppe allouée par le Fonds.

Le chef d’entreprise choisit à son avantage d’utiliser son DTI ou de faire la demande pour bénéficier de l’enveloppe allouée par le Fonds.

Quelles sont les conditions pour bénéficier de l’Enveloppe allouée par le Fonds :

1. Être une entreprise de 1-19 salariés
2. Faire la demande préalable auprès du Fonds au minimum 15 jours avant la date prévisionnelle de l’action de formation en déposant votre dossier complet auprès du Fonds.
   Seul le chef d’entreprise est habilité à faire sa demande de financement auprès du Fonds.
3. Le Fonds a la maîtrise d’œuvre des actions de formation.
4. Le Fonds paie directement le prestataire de formation en fin de formation sur présentation des factures et justificatifs de réalisation de la formation.

Quels sont les montants des Enveloppes allouées pour 2017 ?

Enveloppe allouée par le fonds*

Le Montant de l’enveloppe 2017 est de :

 

Quand puis-je faire ma demande et bénéficier de l’enveloppe allouée ?

Vous pouvez faire votre demande de Janvier à Décembre de chaque année.

Le principe de First Come, First Serve ou Premier Arrivé, Premier Servi, s’applique.

Ce Fonds Mutualisé est alimenté par les cotisations non utilisées des entreprises de l’année N-1, lorsqu’il est épuisé, aucune enveloppe ne sera allouée par le Fonds, l’entreprise devra attendre l’année suivante pour faire sa demande.

Votre demande auprès du Fonds doit être faite au minimum 15 jours avant la date prévisionnelle du démarrage de l’action de formation.

Seul le chef d’entreprise est habilité à faire sa demande de financement auprès du Fonds.

Que dois-je faire après avoir déposé ma demande auprès du Fonds ?

Le chef d’entreprise devra se renseigner de l’avancement de son dossier directement auprès du Fonds.

Dès acceptation, le Fonds lui enverra un Accord de Prise en charge de l’action de formation.

Et le Fonds enverra également une Lettre de commande (bon de commande) auprès du prestataire de formation pour la réalisation de l’action de formation.

Le prestataire de formation se met en relation avec le client pour définir l’organisation de la formation.

En fin de formation, le prestataire de formation envoie sa facture et les justificatifs de la réalisation de la formation auprès du Fonds.

Après contrôle, le Fonds règlera directement le prestataire de formation pour la prestation réalisée.

Attention : Dès acceptation du financement, l’action de formation devra être réalisée dans les 3 mois, passé ce délai votre demande sera annulée. Et il vous appartiendra de refaire une nouvelle demande préalable auprès du Fonds.

Visionner cette vidéo pour mieux comprendre (lien vers vidéo tuto formulaire).

Lorsqu’une action de formation est éligible (Règles de gestion), les frais de formation éligibles sont :

1. Les Frais pédagogiques
2. Les frais annexes tel que le remboursement des salaires des salariés en formation, les frais de transport, les repas et autres frais.

Pour connaître les natures et les plafonds de prise en charge, voir Règles de gestion et le formulaire unique de prise en charge.

Important : Déposez votre demande de remboursement complet (formulaire rempli, daté, signé avec le cachet de l’entreprise et joignez tous les justificatifs des dépenses et de paiement).

Oui, il est conseillé de vérifier au préalable les éléments suivants :

1. Que l’action de formation soit éligible (Règles de gestion ou demande d’information auprès du Fonds)
2. Les natures et les plafonds de prise en charge, voir Règles de gestion et le formulaire unique de prise en charge.
3. De conserver tous vos justificatifs de dépenses et de paiement.

Une entreprise basée dans les îles a deux choix:

1. Soit ses salariés se déplacent à Tahiti (ou à l’étranger) pour se former.
2. Soit le prestataire de formation se déplace dans les îles

Au préalable, l’entreprise doit vérifier auprès du Fonds les conditions de prises en charge selon le nombre d’effectif et les frais annexes éligibles au www.fondsparitaire.pf.

Pour les natures et les plafonds de prise en charge, voir Règles de gestion et le formulaire unique de prise en charge.

Dans tous les cas, la prise en charge des formations se fait dans la limite du Droit de Tirage Individualisé ou de l’enveloppe allouée par le Fonds.

Soit ses salariés se déplacent à Tahiti (ou à l’étranger) pour se former.

Pour les entreprises de 20 salariés et plus, elles engagent les frais et demandent un remboursement à hauteur de leurs cotisations.

Pour le remboursement des frais annexes, il faudra remplir le formulaire unique de prise en charge et fournir les documents demandés.

Les entreprises de 1-19 salarié  doivent remplir les conditions pour bénéficier de l’enveloppe allouée. Il faut remplir le formulaire unique de prise en charge deux semaines avant le démarrage de l’action et attendre l’avis du Fonds. Ensuite, un accord de prise en charge est adressé à l’entreprise (le Fonds paie directement l’organisme de formation).

L’entreprise devra financer les frais annexes et demander un remboursement à la fin de formation.

L’entreprise paie les dépenses des frais annexes et demandent leur remboursement auprès du Fonds à la fin de la formation.

Soit le prestataire de formation se déplace dans les îles

L’entreprise peut demander à l’organisme de formation de se déplacer dans les îles.

Le déplacement des formateurs et leur hébergement-restauration peut être pris en charge (remboursement) en remplissant le formulaire unique de prise en charge.

Un formulaire unique existe pour toutes les demandes de financement de formation.

Pour les entreprises de 1 à 19 salariés, le formulaire et les pièces demandées doivent être transmis 15 jours avant le démarrage de la formation

Pour les entreprises de 20 salariés et plus, le formulaire et les pièces demandées doivent être transmis avant le 28/02/N+1

A quoi servent les règles de gestion ?

Rédaction des Règles de gestion par des groupes de travail composés d’Administrateurs

• Logique d’action de formation
• Claires, simples,  pratiques et adaptées pour :
  • Entreprises de 20 salariés et plus
  • Entreprises de 1-19 salariés

Elles définissent :

• ce qu’est une action de formation,
• les actions de formation et les charges éligibles,
• les frais annexes éligibles, leur plafond de prise en charge,
• les processus de prise en charge du Droit de Tirage individualisé
• les règles de mutualisation des cotisations
• les conditions d’octroi de l’Enveloppe allouée aux petites entreprises

Sous la forme de :

• Fiches Pratiques
• Brochure d’information Fonds
• Formulaires prêts à remplir selon les types de prise en charge.

Non il n’en existe pas. Se référer à la liste des organismes de formations déclarés au SEFI (www.sefi.pf).

Si plusieurs entreprises du même secteur d’activités souhaitent organiser des formations ensemble, elles peuvent organiser une « gestion de groupe » en partenariat avec le Fonds Paritaire.

Un « gestionnaire de groupe » peut être désigné par l’ensemble des entreprises, il peut être soit un syndicat professionnel, soit un GIE, soit une entreprise.

Pour tout renseignement, contacter le Fonds:

Tel : 40 42 71 00

Fax: 40 42 71 01

Email : contact@fondsparitaire.pf

Pour être éligible (ou remboursée) une action de formation doit :

• Correspondre à des objectifs et à un programme pédagogique précis (durée de la formation …).
• Viser à l’acquisition de compétences professionnelles.
• Utiliser des moyens et des méthodes pédagogiques adaptés (supports de cours, matériels pédagogiques, …)
• S’adresser à un public ciblé (salariés de l’entreprise) et être attestée de la feuille de présence émargée par les stagiaires.
• L’action de formation peut être assurée par :
  – le personnel de l’entreprise elle-même (formation interne).
  – ou par un prestataire de formation (formation externe).

Télécharger les Règles de gestion